Wissen · Hausverwaltung
Die E-Rechnung kommt über den Belegeingang.
Stand 23.09.2026 · Überblick, keine Steuerberatung.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie Handwerker und Dienstleister schrittweise bis 2028. Für eine Verwaltung heißt das vor allem eines: Am Belegeingang kommen in den nächsten Jahren drei Formen gleichzeitig an.
Die Fristen
- Seit 1. Januar 2025 – empfangen. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen können. Dafür reicht nach Auskunft der Finanzverwaltung ein E-Mail-Postfach. Auch private Wohnungsvermieter gelten dabei als Unternehmer.
- Bis 31. Dezember 2026 dürfen Aussteller noch Papier oder PDF schicken.
- 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen; kleinere dürfen übergangsweise noch anders.
- Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle.
- Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen bis 250 € brutto, Rechnungen von Kleinunternehmern und Fahrausweise.
Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, meist als XRechnung (eine reine Datendatei, ohne Anzeigeprogramm für Menschen kaum lesbar) oder als ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteten Daten). Ein gewöhnliches PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Aufbewahrt wird der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form.
Was das für Ihren Belegeingang heißt
Bis 2028 kommen Papier, PDF und XRechnung nebeneinander an – oft vom selben Handwerker in wechselnder Form. An der Arbeit dahinter ändert das nichts: Jeder Beleg muss der richtigen Liegenschaft und Kostenart zugeordnet, mit dem Auftrag abgeglichen und freigegeben werden. Wer das heute von Hand macht, hat mit der XRechnung zusätzlich eine Datei im Postfach, die er erst sichtbar machen muss.
Drei Fragen für Ihre Verwaltung
- An welche Adresse schicken Handwerker ihre Rechnungen – und kommen dort nur Rechnungen an?
- Kann Ihr Programm eine XRechnung anzeigen und übernehmen, oder öffnet sie jemand von Hand?
- Woran erkennen Sie heute, zu welcher Liegenschaft und welchem Auftrag eine Rechnung gehört?
Eine offene Frage
Ob eine Wohnungseigentümergemeinschaft selbst als Unternehmerin im Sinne der E-Rechnung gilt, beantworten die Quellen, die wir geprüft haben, nicht ausdrücklich. Klären Sie das für Ihre Gemeinschaften mit Ihrer Steuerberatung.
Was wir daraus bauen
Einen Eingang, der Papier, PDF und XRechnung gleich behandelt: jeden Beleg erfassen, der richtigen Liegenschaft und Kostenart zuordnen, mit dem Auftrag abgleichen. Was nicht eindeutig ist, landet auf einer kurzen Prüfliste. Die Freigabe bleibt bei Ihnen.
Lassen Sie uns sprechen. In 20 Minuten sehen wir gemeinsam, was davon Ihren Betrieb betrifft – unverbindlich.
Wie das im Betrieb aussieht: Anliegen-Eingang für Hausverwaltungen