Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

1. Verantwortlicher

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür liegen nicht vor.

2. Ihre Rechte

Sie haben hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht auf Widerspruch (Art. 21). Eine formlose Nachricht an die oben genannte Adresse genügt.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, zum Beispiel beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

3. Aufruf dieser Website

Diese Website wird bei Netlify, Inc., 512 2nd Street, San Francisco, CA 94107, USA gehostet. Beim Aufruf verarbeitet der Hoster technisch notwendige Zugriffsdaten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp) in Server-Logfiles. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im technisch sicheren Betrieb der Website. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung; die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.

4. Kontaktaufnahme per E-Mail

Schreiben Sie uns, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage — bei Vertragsanbahnung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst nach lit. f.

Die Adresse kontakt@inletsystems.de wird über einen Weiterleitungsdienst der InterNetX GmbH (INWX, Serverstandort Berlin) betrieben. Eingehende Nachrichten werden an ein Konto bei Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, weitergeleitet und dort bearbeitet; eine Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und ergänzender Standardvertragsklauseln. Unsere Antworten versenden wir über Resend, Inc. (USA) als Auftragsverarbeiter; der Versand läuft über deren europäische Infrastruktur, die Kontodaten werden in den USA verarbeitet. Grundlage sind Standardvertragsklauseln.

Wir löschen Anfragen, sobald sie erledigt sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Postalische Werbung an Unternehmen

Information nach Art. 14 DSGVO — bitte lesen, wenn Sie einen Brief von uns erhalten haben.

Wir schreiben Unternehmen, für die unsere Leistungen in Betracht kommen, per Post an. Dabei gilt:

• Welche Daten: Firmenname, Rechtsform, Geschäftsanschrift und gegebenenfalls allgemeine Kontaktdaten des Unternehmens (Website, zentrale Telefonnummer, allgemeine E-Mail-Adresse). Namen von Geschäftsführern oder Mitarbeitenden speichern wir nicht; unsere Briefe sind an die Geschäftsleitung des Unternehmens gerichtet.
• Woher die Daten stammen: aus öffentlich zugänglichen Verzeichnissen und Registern — Branchenverzeichnisse, Mitgliederverzeichnisse von Fachverbänden, das Handelsregister sowie die Impressumsangaben der Unternehmenswebsite zur Überprüfung der Anschrift; gegebenenfalls von gewerblichen Adressanbietern.
• Zweck und Rechtsgrundlage: Direktwerbung für unsere Leistungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Ansprache potenzieller Geschäftskunden (Erwägungsgrund 47 DSGVO).
• Wer die Daten verarbeitet: Druck, Kuvertierung und Versand übernimmt LetterXpress (A&O Fischer GmbH & Co. KG, Winsen/Luhe). Die Verwaltung der Firmenanschriften erfolgt bei Notion Labs Inc. (USA, Standardvertragsklauseln). Der E-Mail-Versand erfolgt über Resend, Inc. (USA, Standardvertragsklauseln).
• Wie lange: für die Dauer der Werbemaßnahme und längstens 24 Monate nach dem letzten Kontakt. Bei einem Widerspruch sperren wir die Anschrift dauerhaft für Werbezwecke; gespeichert bleiben dann nur der Firmenname und der Sperrvermerk, damit Sie nicht erneut angeschrieben werden.
• Ihr Widerspruchsrecht: jederzeit und formlos, per E-Mail oder Post an die oben genannten Adressen.

6. Prozess-Check (check.inletsystems.de)

Über den QR-Code in unseren Briefen erreichen Sie unseren Prozess-Check unter check.inletsystems.de. Die Seite wird wie diese Website bei Netlify, Inc., 512 2nd Street, San Francisco, CA 94107, USA gehostet (Auftragsverarbeitung, Standardvertragsklauseln). Beim Aufruf verarbeitet der Hoster technisch notwendige Zugriffsdaten wie in Abschnitt 3 beschrieben.

Abgesendet verarbeiten wir die Angaben, die Sie selbst gemacht haben: Firma, E-Mail-Adresse, auf Wunsch Ihr Name und eine Telefonnummer, Ihre Angaben zu Eingangsmenge, Eingangswegen, Bearbeitungsdauer, eingesetzter Software und Zuständigkeit sowie der Referenzcode aus dem Brief. Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage und die Anbahnung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Die Übermittlung nimmt der Formulardienst von Netlify entgegen. Netlify prüft Einsendungen dabei automatisiert auf Spam über den Dienst Akismet der Automattic Inc. (USA). Zu jeder Einsendung speichert Netlify außerdem die IP-Adresse und den Zeitpunkt des Absendens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Schutz vor Missbrauch). Netlify leitet Ihre Angaben per E-Mail an kontakt@inletsystems.de weiter; von dort gelangen sie wie in Abschnitt 4 beschrieben in unser Postfach. Wir übernehmen die Angaben in unsere Kundenverwaltung bei Notion Labs Inc. (USA, Standardvertragsklauseln) und löschen sie anschließend bei Netlify, spätestens nach 30 Tagen. Unsere Antwort versenden wir über Resend, Inc. (USA, Standardvertragsklauseln, Versand über europäische Infrastruktur). In der Kundenverwaltung löschen wir die Angaben spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern kein Vertrag zustande kommt.

Die Auswertung, die Ihnen am Ende angezeigt wird, wird in Ihrem Browser aus Ihren eigenen Angaben berechnet. Sie enthält keine Daten über andere Unternehmen.

7. Angebote, Verträge und Rechnungen

Im Rahmen der Vertragsanbahnung und -durchführung verarbeiten wir die dafür erforderlichen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Rechnungs- und Buchungsdaten bewahren wir nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen (§ 147 AO, § 257 HGB) bis zu zehn Jahre auf.

8. Einsatz KI-gestützter Werkzeuge

Für die Organisation unserer Kundenkommunikation setzen wir KI-gestützte Werkzeuge ein, unter anderem von Anthropic PBC (USA, Standardvertragsklauseln). Diese Werkzeuge unterstützen beim Zuordnen und Beantworten von Anfragen. Angebote und geschäftliche Entscheidungen werden von uns persönlich geprüft und freigegeben; eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.