Für Sicherheitsdienste · Bewerber-Eingang
Jede Bewerbung in Minuten beantwortet.
Bewerbermanagement für Sicherheitsdienste: alle Kanäle an einer Stelle, Nachweise nach § 34a GewO automatisch abgefragt. Sie sehen, wessen Unterlagen vollständig sind – nicht nur, wer sich beworben hat.
- 101automatisch
Angenommen
Vorgang mit Nummer, Bestätigung sofort.
- 202automatisch
Vollständig
Ihr System hält fest, ob der Nachweis nach § 34a vorliegt. Fehlendes wird abgefragt.
- 303mit KI
Eingeordnet
Ein Sprachmodell liest den Text der Nachricht, keine Anhänge. Es bewertet niemanden.
- 404Ihre Entscheidung
Sie entscheiden
Morgens die Liste. Wen Sie einladen, entscheiden Sie.
Drei Pilotplätze. Ein Prozess je Betrieb, kostenlos eingerichtet, in Ihren Zugängen. Wir nehmen einen Betrieb nach dem anderen auf.
Was im Pilot enthalten istEin Fall · heute und mit Ihrem System
Kein Bewerber wartet mehr auf ein Lebenszeichen.
Bewerbungen kommen zu jeder Uhrzeit und über mehrere Wege. Fehlt ein Nachweis, beginnt das Nachfragen.
BeispielBewerbung per E-Mail, Sonntag 21:10, ohne Nachweis nach § 34a GewO.
- 1automatisch
Angenommen
Heute54 % der Bewerbenden bekamen auf ihre Bewerbung gar keine Rückmeldung. [2]
Mit Ihrem SystemDer Bewerber bekommt sofort eine Bestätigung mit Nummer B-118 und dem nächsten Schritt.
Für SieEr hört von Ihnen, auch am Sonntagabend.
- 2automatisch
Vollständig
HeuteFür die Anmeldung im Bewacherregister braucht es die Nachweise der Wachperson. [4]
Mit Ihrem SystemDer Nachweis nach § 34a fehlt. Ihr System fordert ihn an, mit Ihrem Text.
Für SieSie investieren erst Zeit, wenn alles da ist.
- 3mit KI
Eingeordnet
HeuteBewerber beschreiben, dass unklar ist, wer intern für ihre Bewerbung zuständig ist. [1]
Mit Ihrem SystemEin Sprachmodell liest den Text der Nachricht: welche Stelle, welcher Einsatzort. Anhänge liest es nicht.
Für SieEin Blick, statt jede Mail zu öffnen.
- 4Ihre Entscheidung
Sie entscheiden
HeuteBewerber nennen zwei bis über zehn Wochen bis zur ersten Rückmeldung. [1]
Mit Ihrem SystemMontag, 7 Uhr: auf der Liste, Nachweise komplett. Wen Sie einladen, entscheiden Sie.
Für SieSchneller zum Gespräch.
Im Pilot gemessenZeit bis zur ersten Rückmeldung · Anteil vollständiger Bewerbungen beim Eingang · Minuten Handarbeit je Bewerbung · offene Vorgänge
Bewerber werden nicht von einer KI bewertet oder aussortiert. Das System prüft nach festen Regeln, ob die Nachweise vollständig sind – wen Sie einladen und einstellen, entscheiden Sie oder die Person, die Sie dafür bestimmen.
So sieht es aus
Ein Vorgang, zweimal gesehen.
Zuerst, was der Absender bekommt. Dann, was Sie am Morgen sehen. Beispiel aus einem Musterbetrieb, Namen erfunden – bei Ihnen steht Ihr Name darauf.
Guten Tag Herr Yilmaz,
vielen Dank für Ihre Bewerbung als Sicherheitsmitarbeiter im Objektschutz. Wir haben sie unter der Nummer B-118 erfasst.
Ihre Unterlagen sind vollständig bis auf: Nachweis über Unterrichtung oder Sachkundeprüfung nach § 34a GewO. Antworten Sie einfach mit dem Dokument auf diese Mail – danach melden wir uns zur Terminabsprache.
Freundliche Grüße
Ihr Sicherheitsdienst Muster
Automatische Eingangsbestätigung. Über Ihre Bewerbung entscheidet unser Team.
- B-121SicherheitsmitarbeiterJobportal · KarlsruheNachweise komplett
- B-118SicherheitsmitarbeiterE-Mail · Ettlingen§ 34a angefragt
- B-117EmpfangsdienstTelefonnotiz · BruchsalLebenslauf angefragt
- B-112RevierfahrerFormular · KarlsruheNachweise komplett
Geprüft wird nur, ob Nachweise vorliegen – niemand wird bewertet. Wen Sie einladen, entscheiden Sie.
Weitere Fälle
Sie beginnen am Eingang.
Der Rest kann folgen.
Was nach dem ersten Prozess folgen kann – jeweils, was heute Zeit kostet und was Ihr System übernimmt. Welche Fälle zu Ihrem Betrieb passen, klären wir an Ihren Abläufen.
Anmeldung im Bewacherregister
HeuteArbeitgeber schreiben Bewerbern selbst, dass sie auf die Bearbeitungsdauer des Registers keinen Einfluss haben. [1]
Mit Ihrem SystemDie Anmeldung wird aus den Unterlagen vorbereitet, der Stand der Prüfung nachgehalten, der Bewerber erfährt ihn.
Für SieNiemand muss den Stand von Hand nachhalten.
Die Anmeldung schicken Sie ab.
Zwischenstand und Absage
HeuteFunkstille und lange Wartezeit nennen 23 % als Grund, einen Bewerbungsprozess abzubrechen. [2]
Mit Ihrem SystemJeder Bewerber erfährt seinen Stand. Passt es nicht, liegt eine Absage bereit.
Für SieKein Bewerber bleibt ohne Antwort, ohne dass jemand Mails schreibt.
Jede Absage geben Sie frei.
Rechnungen als E-Rechnung
HeuteAb 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. [3]
Mit Ihrem SystemGeleistete Stunden je Objekt und Sonderdienste ergeben die Rechnung im E-Rechnungsformat.
Für SieRechnung aus dem Dienstplan, ohne Übertragen von Hand.
Versendet wird nach Ihrer Freigabe.
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Eingang · hier beginnen Sie
- Posteingang sortieren & beantworten
- Bewerber-Eingang – hier entscheidet ein MenschPilot · Bewerber-Eingang
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Belege zu „Heute“
- Eigene Auswertung von 30 öffentlichen Bewerberberichten zu Sicherheitsdiensten, überwiegend Großanbieter, 2019–2026 (INLET Systems, September 2026). Genannte Wartezeiten bis zur ersten Rückmeldung: zwei bis über zehn Wochen. Ausgezählt, ohne Namen.
- Stepstone-Studie „Hiring Efficiency“, 4.023 Erwerbspersonen, Juni/Juli 2025, branchenübergreifend.
- E-Rechnung: BMF-Schreiben vom 15.10.2025; Ausstellungspflicht ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle.
- § 11b GewO (Bewacherregister).
Fragen
Fragen zum Bewerber-Eingang.
Bewerbungen kommen bei uns über Jobportale und per Telefon, nicht nur per E-Mail. Geht das?
E-Mail und Formular laufen automatisch in den Vorgang. Bei Jobportalen hängt es davon ab, ob das Portal Bewerbungen per E-Mail oder Schnittstelle weitergibt – das klären wir vor dem Start, nicht danach. Wer anruft, wird mit wenigen Feldern aufgenommen und hat danach dieselbe Nummer und denselben Stand wie alle anderen.
Wir nutzen schon eine Software für Personal oder Einsatzplanung. Ersetzt das System sie?
Nein. Der Bewerber-Eingang liegt davor: Er sorgt dafür, dass Bewerbungen vollständig und geordnet ankommen. Bietet Ihre Software eine Schnittstelle, übergeben wir dorthin. Sonst bleibt die Liste das Arbeitsmittel.
Was passiert mit den Unterlagen der Bewerber?
Sie landen dort, wo sie heute auch landen: in Ihrem Postfach und Ihrer Ablage. Das System hält fest, ob ein Nachweis vorliegt, es bewertet ihn nicht. Vor dem ersten Zugriff schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Lohnt sich das bei wenigen Bewerbungen im Monat?
Das zeigt die Rechnung: Sie arbeitet mit Ihren Zahlen, nicht mit Durchschnittswerten. Ist der Eingang bei Ihnen kein Engpass, sagen wir Ihnen das im Gespräch.
Kosten, Daten, Ablauf: alle Fragen zum Pilot.
Hintergrund: Was die KI-Verordnung verlangt – auch in der Bewerberauswahl
Lassen Sie uns sprechen.
Julian Ueberle
Gründer · INLET Systems · Region Karlsruhe
20 Minuten Gespräch vereinbaren kontakt@inletsystems.deFrom input to action.
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Neun Fragen, zwei Minuten, kein Konto. Am Ende steht Ihre Zahl – mit Rechenweg.
Anderer Betrieb oder anderer Prozess? Schreiben Sie uns.
- Abgenommen an Ihren ersten 20 Vorgängen – oder nach zwei Wochen Betrieb, je nachdem was zuerst eintritt
- 14 Tage Nacharbeit inklusive. Was danach kommt, entscheiden Sie.