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INLET Systems

Für Hausverwaltungen · Anliegen-Eingang

Jedes Mieteranliegen sofort bestätigt.

Mieteranfragen, Schadensmeldungen und Fragen von Eigentümern: automatisch erfasst, zugeordnet und bestätigt. Sie öffnen Vorgänge statt Postfächer.

Anliegen-Eingang durchrechnen Ein Fall, Schritt für Schritt
Was hereinkommt:E-MailMieterportalTelefonPost (Scan)
  1. 1
    01automatisch

    Angenommen

    Vorgang mit Nummer, Bestätigung sofort.

  2. 2
    02mit KI

    Eingeordnet

    Ein Sprachmodell liest: worum es geht, welches Objekt, wie dringend.

  3. 3
    03automatisch

    Vollständig

    Fehlen Objekt, Kontakt oder Foto, wird nachgefragt.

  4. 4
    04Ihre Entscheidung

    Sie entscheiden

    Morgens die Liste, Dringendes oben. Freigeben tun Sie.

Ihr System bereitet vordrei Schritte, in Ihren Zugängen, unter dem Namen Ihrer Verwaltung
Sie entscheidenwas rausgeht und was beauftragt wird. Einen Notdienst ersetzt das System nicht.

Drei Pilotplätze. Ein Prozess je Betrieb, kostenlos eingerichtet, in Ihren Zugängen. Wir nehmen einen Betrieb nach dem anderen auf.

Was im Pilot enthalten ist

Ein Fall · heute und mit Ihrem System

Jede Meldung bestätigt. Jeder Fall vollständig. Jeden Morgen eine Liste.

Meldungen kommen über E-Mail, Portal und Telefon. Fehlt eine Angabe, beginnt das Nachfragen.

BeispielWasserschaden, Lindenstraße 12, 3. OG links – gemeldet um 6:40, ohne Foto.

  1. 1automatisch

    Angenommen

    Heute

    Mieter beschreiben, dass sie nicht wissen, ob ihre Meldung angekommen ist – und mehrmals anrufen. [1]

    Mit Ihrem System

    Die Mieterin bekommt sofort eine Bestätigung mit Vorgangsnummer HV-0412.

    Für SieKein „Ist das angekommen?“ am Telefon.

  2. 2mit KI

    Eingeordnet

    Heute

    Mieter beschreiben auch dringende Schäden, auf die keine Antwort kam. [1]

    Mit Ihrem System

    Ein Sprachmodell erkennt: Wasserschaden, Lindenstraße 12, dringend.

    Für SieDringendes steht oben, bevor jemand öffnet.

  3. 3automatisch

    Vollständig

    Heute

    Am häufigsten beschrieben: Erst nach mehrfachem Nachhaken passiert etwas. [1]

    Mit Ihrem System

    Das Foto fehlt. Ihr System fragt danach, mit Ihrem Text.

    Für SieDer Fall ist komplett, bevor ihn jemand anfasst.

  4. 4Ihre Entscheidung

    Sie entscheiden

    Heute

    Wechselt die Zuständigkeit, geht der Stand verloren. Zugleich nennen sich 62,1 % der Verwaltungen überlastet. [1, 2]

    Mit Ihrem System

    7 Uhr: ganz oben auf der Liste. Sie prüfen und beauftragen den Handwerker.

    Für SieSie entscheiden, statt zu sortieren.

Im Pilot gemessenZeit bis zur ersten Rückmeldung · Zeit, bis ein Anliegen vollständig ist · Minuten Handarbeit je Anliegen · offene Vorgänge

Was unklar ist, entscheidet weiterhin ein Mensch. Das System bereitet vor, freigeben tun Sie oder die Person, die Sie dafür bestimmen.

So sieht es aus

Ein Vorgang, zweimal gesehen.

Zuerst, was der Absender bekommt. Dann, was Sie am Morgen sehen. Beispiel aus einem Musterbetrieb, Namen erfunden – bei Ihnen steht Ihr Name darauf.

VonHausverwaltung Muster GmbHAnM. AlbersBetreffIhre Meldung ist eingegangen – Vorgang HV-0412

Guten Tag Frau Albers,

vielen Dank für Ihre Meldung zum Wasserschaden in der Lindenstraße 12, 3. OG links. Wir haben sie unter der Vorgangsnummer HV-0412 erfasst – bitte geben Sie sie bei Rückfragen an.

Damit wir den Handwerker beauftragen können, fehlt uns noch ein Foto der betroffenen Stelle. Antworten Sie einfach auf diese Mail.

Freundliche Grüße
Ihre Hausverwaltung Muster

Automatische Eingangsbestätigung. Bearbeitet wird Ihr Anliegen von unserem Team.

2 Minuten nach der MeldungWas der Absender bekommt
Eingang · Montag, 7:00 Uhr
9neu
3unvollständig
2heute fällig
  • HV-0412WasserschadenLindenstraße 12 · Mieterindringend · Foto angefragt
  • HV-0409Frage zur NebenkostenabrechnungParkweg 4 · Eigentümerneu
  • HV-0398Schlüssel verlorenAm Hang 7 · Mieterheute fällig
  • HV-0405Stand BalkonsanierungParkweg 4 · Eigentümerinwartet auf Handwerker

Zugeordnet nach Art und Objekt. Wer was übernimmt und was rausgeht, entscheiden Sie.

Jeden MorgenWas Sie sehen

Weitere Fälle

Sie beginnen am Eingang.
Der Rest kann folgen.

Was nach dem ersten Prozess folgen kann – jeweils, was heute Zeit kostet und was Ihr System übernimmt. Welche Fälle zu Ihrem Betrieb passen, klären wir an Ihren Abläufen.

  • Schaden an den Handwerker

    Heute

    Mieter beschreiben Reparaturen, die sich über Monate ziehen, bis jemand nachhakt. [1]

    Mit Ihrem System

    Meldung und Fotos gehen geordnet an den passenden Betrieb aus Ihrer Liste. Der Mieter bekommt den Stand mit.

    Für SieWeniger Nachfrage-Anrufe, kein Abtippen der Meldung.

    Den Auftrag geben Sie frei.

  • Rückfragen zur Abrechnung

    Heute

    Verspätete oder unklare Abrechnungen sind in den Bewertungen der zweithäufigste Einzelvorwurf – meist als wiederholte Frage nach dem Stand. [1]

    Mit Ihrem System

    Rückfragen werden gesammelt, der Position zugeordnet und mit Verweis auf den Beleg vorbereitet.

    Für SieAntworten, ohne Belege zu suchen.

    Was rausgeht, geben Sie frei.

  • Rechnungen im Eingang

    Heute

    Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. [3]

    Mit Ihrem System

    Eingangsrechnungen werden erfasst, Objekt und Kostenart zugeordnet und mit Auftrag und Angebot abgeglichen. Abweichungen sind markiert.

    Für SieKein Abtippen, Abweichungen fallen vor der Zahlung auf.

    Bezahlt wird nach Ihrer Freigabe.

  • Welches Objekt sich rechnet

    Heute

    64,7 % der Verwaltungen nennen den schwer vorhersehbaren Zeitaufwand je Objekt ihre größte Herausforderung. 57,1 % wollen sich von zeitaufwendigen Objekten trennen. [2]

    Mit Ihrem System

    Umsatz, Zeitaufwand und Kosten je Objekt stehen nebeneinander. Zeitfresser sind markiert.

    Für SieEine Zahl statt eines Gefühls, bevor Sie über ein Mandat entscheiden.

    Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.

  • Beschlüsse nach der Versammlung

    Heute

    Beschlüsse müssen unverzüglich in die Beschluss-Sammlung eingetragen werden. [4]

    Mit Ihrem System

    Aus Ihren Notizen entsteht der Protokollentwurf, die Beschlüsse stehen in der Sammlung, Aufgaben sind angelegt.

    Für SieProtokoll und Sammlung in einem Arbeitsgang, ohne Frist zu reißen.

    Sie prüfen und unterschreiben.

Alle Module einer Musterfirma ansehen

Eingang · hier beginnen Sie

  • Posteingang sortieren & beantwortenPilot · Anliegen-Eingang
  • Mieter- & Eigentümer-Assistent – hier entscheidet ein Mensch
  • Telefon & Notdienst-Vorfilter

Objekt & Technik

  • Objektakte
  • Schadensmeldung an Handwerker – hier entscheidet ein Mensch
  • Angebote einholen & vergleichen – hier entscheidet ein Mensch
  • Fristen & Verkehrssicherung
  • Handwerker-Rechnungsprüfung – hier entscheidet ein Mensch
  • Versicherungsschaden-Akte – hier entscheidet ein Mensch
  • Zählerstände per Foto – hier entscheidet ein Mensch

WEG & Eigentümer

  • Versammlung vorbereiten – hier entscheidet ein Mensch
  • Protokoll & Beschluss-Sammlung – hier entscheidet ein Mensch
  • Beschluss-Umsetzung
  • Umlaufbeschluss einsammeln – hier entscheidet ein Mensch
  • Eigentümerwechsel – hier entscheidet ein Mensch

Vermietung

  • Interessenten & Besichtigung – hier entscheidet ein Mensch
  • Mieterwechsel

Finanzen

  • Belegeingang & Kontierung
  • Abrechnung vorbereiten – hier entscheidet ein Mensch
  • Rückstände – hier entscheidet ein Mensch
  • Mandatsrentabilität je Objekt – hier entscheidet ein Mensch
  • Rückfragen zur Abrechnung – hier entscheidet ein Mensch

Ihre Abteilung

Neuakquise, Personal, Einkauf – jede weitere Abteilung wird individuell gebaut und an dieselbe Zentrale angeschlossen.

Hier entscheidet ein Mensch – das System bereitet nur vor.Wo KI arbeitet und wo feste Regeln

Belege zu „Heute“

  1. Eigene Auswertung von 46 öffentlichen Bewertungen zu 22 Hausverwaltungen im Raum Karlsruhe/Mannheim, 2017–2026 (INLET Systems, September 2026). Häufigste Themen: Erreichbarkeit und Nachhaken (je 9), Zuständigkeitswechsel (8), Abrechnungen (8). Ausgezählt, ohne Namen.
  2. VDIV-Branchenbarometer 2026, Pressemitteilung vom 19.08.2026, 1.078 teilnehmende Unternehmen, Erhebung März bis Mai 2026.
  3. E-Rechnung: Empfangspflicht seit 1. Januar 2025 (BMF-Schreiben, Quellen auf der Seite).
  4. § 24 Abs. 7 und 8 WEG.

Fragen

Fragen zum Anliegen-Eingang.

Wir arbeiten mit einer Verwaltungssoftware. Ersetzt das System sie?

Nein. Der Anliegen-Eingang liegt davor: Er sorgt dafür, dass Anliegen zugeordnet, bestätigt und vollständig ankommen. Bietet Ihre Software eine Schnittstelle oder einen E-Mail-Eingang, übergeben wir dorthin. Sonst bleibt die Liste das Arbeitsmittel.

Viele Mieter rufen an, statt zu schreiben. Was ist damit?

Wer anruft, wird mit wenigen Feldern aufgenommen. Danach hat auch dieser Vorgang eine Nummer, eine Bestätigung und einen Stand, den jeder sieht. Welche Wege es bei Ihnen gibt, nehmen wir im Gespräch auf.

Bekommen Mieter dann Antworten von einer KI?

Die Bestätigung ist ein fester Text mit Vorgangsnummer und trägt den Namen Ihrer Verwaltung. Ein Sprachmodell ordnet nur ein, worum es geht, und bereitet Antworten höchstens vor. Abgeschickt werden sie erst, wenn Sie sie freigeben.

Was ist mit dringenden Fällen wie Wasserschaden oder Heizungsausfall?

Dringende Meldungen stehen oben auf der Liste. Auf Wunsch geht zusätzlich sofort eine Nachricht an die Stelle, die Sie dafür benennen. Einen Notdienst ersetzt das System nicht.

Lohnt sich das bei unserer Größe?

Das zeigt die Rechnung: Sie arbeitet mit Ihren Zahlen, nicht mit Durchschnittswerten. Ist der Eingang bei Ihnen kein Engpass, sagen wir Ihnen das im Gespräch.

Kosten, Daten, Ablauf: alle Fragen zum Pilot.

Hintergrund: E-Rechnung und Belegeingang · Was die KI-Verordnung verlangt

Lassen Sie uns sprechen.

Julian Ueberle

Gründer · INLET Systems · Region Karlsruhe

20 Minuten Gespräch vereinbaren kontakt@inletsystems.de

From input to action.

Ihren Eingang durchrechnen

Neun Fragen, zwei Minuten, kein Konto. Am Ende steht Ihre Zahl – mit Rechenweg.

Anliegen-Eingang durchrechnen Hausverwaltungen

Anderer Betrieb oder anderer Prozess? Schreiben Sie uns.

  • Abgenommen an Ihren ersten 20 Vorgängen – oder nach zwei Wochen Betrieb, je nachdem was zuerst eintritt
  • 14 Tage Nacharbeit inklusive. Was danach kommt, entscheiden Sie.